Revisão de planejamento estratégico durante a crise da COVID-19

Na era da COVID-19 – quando todos nós, gostemos ou não, somos forçados a “desacelerar” devido ao distanciamento social, pouca ou nenhuma viagem, reuniões e eventos pessoais acontecem – temos uma oportunidade distinta de usar esse tempo extra para pensar, criar estratégias e planejar o futuro. 

Para muitos de nós, o “urgente” agora ocupa uma parcela menor de nosso tempo e espaço mental, e faremos bem em concentrar nossa atenção (enquanto podemos) no “importante”.

A única coisa que é sempre importante, mas raramente urgente, é o planejamento estratégico. Criar, revisar e atualizar seu plano estratégico são exercícios valiosos para organizações.

Na crise atual, ter um plano estratégico é um ativo. Sim, as circunstâncias mudaram – rápida e drasticamente – mas ter um plano estratégico já em vigor durante essa crise ajudará você a priorizar recursos e fornecer clareza na tomada de decisões. 

Ter um plano para conduzir decisões informadas é sempre importante; mas, no contexto de tanta incerteza, o valor de um plano estratégico é lançado em forte alívio. Nas próximas semanas e meses, as organizações com planos estratégicos – planos que são documentos vivos, ágeis e flexíveis, revisados ​​frequentemente e usados ​​pela liderança e pela equipe – se destacam e ficam à frente das organizações que tentam enfrentar esta crise “em tempo real”. 

Ao longo deste artigo quero abordar a importância de revisar o seu plano estratégico atual no meio da pandemia. 

 

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Comece com o próximo

Ao traçar um plano estratégico, você normalmente começa pelo o que você quer fazer (principais metas, objetivos-chave marco e estratégias centrais relacionados) e depois detalha o como a um nível mais detalhado (objetivos relacionados, tarefas, atividades e cronogramas específicos).

Ao revisar seu plano à luz da crise atual, você deve inverter: comece com o próximo e trabalhe em direção às metas e estratégias mais importantes. O que está por vir no curto prazo que você precisa ajustar ou atualizar? 

Isso significa começar com os objetivos e tarefas deste mês e do trimestre atual. Alguns objetivos e tarefas de curto prazo são repentinamente obsoletos ou simplesmente inatingíveis à luz da COVID-19? Como a pandemia mudou o cenário para a sua organização operar? O que você ainda pode fazer agora? O que você não pode fazer? Considere não apenas os desafios, mas também as novas oportunidades que essa situação apresenta e o que você precisa fazer agora para se preparar para o final do ano.

Começando com prioridades de curto prazo e avançando, comece a marcar, revisar e reposicionar vários objetivos. 

A pandemia da COVID-19 apresenta desafios significativos para muitas organizações, e um conjunto de circunstâncias em constante mudança pode afetar drasticamente os planos da sua organização para pior. Considere como você pode reconfigurar seus planos para se concentrar no que pode fazer e realizar agora e adiar outras atividades para mais tarde.

Depois de revisar as tarefas específicas, revise seus objetivos mensuráveis ​​à luz da situação atual, considerando também a intenção original do objetivo (como alcançar novos públicos ou se relacionar os atuais) e como você pode alcançar uma meta final semelhante através meios modificados. Por exemplo, se você deseja atingir o número “X” de pessoas através de eventos presenciais até a data “Y”, isso pode ser ajustado para atingir o número “Z” de pessoas através de alguma forma de divulgação digital até o prazo revisado?

Considere o efeito cascata da mudança de objetivos

Alterar uma coisa pode não afetar significativamente outros elementos do planejamento – mas pode muito bem acontecer, e você precisa levar isso em consideração. 

Considere opções alternativas da cadeia de suprimentos. Se sua empresa adquire materiais de fornecedores em áreas significativamente impactadas pela COVID-19,  procure alternativas. 

Tais movimentos rápidos criarão capacidade temporária para atender às necessidades do cliente. Se a empresa possui acordos com fábricas de compra pontual ou têm acordos contratuais frouxos com vários prestadores de serviços e logísticos? Considere a interrupção inicial e os cenários pós-crise, considerando o potencial de picos de demanda.

Isso mostra novamente o valor do planejamento. As mudanças no fluxo de caixa são difíceis de prever e mais difíceis de suportar. Mas é melhor ter uma idéia do que você espera (e por que, com base em seu plano), bem como as ferramentas para fazer ajustes informados com base em como os planos mudarão e como isso afetará o fluxo de caixa ao longo do tempo.

Analise as principais estratégias

Depois de fazer os ajustes no curto prazo, considere como essa pandemia afeta sua organização em uma escala maior. Dê uma olhada nas suas estratégias principais e determine se elas ainda são apropriadas e viáveis, considerando o ambiente atual. 

As metas mudaram da noite para o dia: raramente as mudanças na economia ou no clima político afetam suas estratégias principais – mas então, esses são tempos raros.

Assim como você deseja revisar seus objetivos de curto prazo, também deverá revisar e ajustar, se necessário, suas estratégias principais. Em uma situação sem precedentes e fluida, é provável que algumas estratégias precisem ser ajustadas. Provavelmente, o que você encontrará nesse processo é que uma nova estratégia precisa ser desenvolvida ou uma existente já ampliada.

Por exemplo, se seu plano não possui uma estratégia de comunicação robusta que inclua alcance digital, mídia social e engajamento online, ele precisa de um agora. Se ele já tiver um, talvez seja necessário um foco maior. Você estava mergulhando no mercado digital? Bem, talvez seja hora de mergulhar. 

Ou talvez você tenha uma estratégia central baseada no aumento da presença pública da sua organização por meio de uma série de eventos presenciais. Isso não pode acontecer agora e no futuro próximo, então como você pode girar? 

Pergunte a si mesmo o que estava tentando alcançar com essa estratégia – como estava avançando em sua missão? – e depois determine a melhor maneira de substituir essa estratégia.

Revise os seus recursos

Não deixe que a incerteza se traduza em medo, que nunca é uma boa posição para se operar. Você não deve ser imprudente, é claro, mas também não quer se abaixar desnecessariamente e parar de fazer investimentos que planejava fazer. 

Se você possui os fundos de reserva necessários para fazer investimentos estratégicos importantes, considere ainda fazer esses investimentos. Se você estiver em condições de fazê-lo, provavelmente sairá mais forte no final.

Ao mesmo tempo, leve em consideração as alterações projetadas no fluxo de caixa. Se você depende de grandes ações cujas atividades podem ser afetadas pela atual desaceleração do mercado, pode ser necessário ajustar seus planos e o que planejou investir. Considere o que você ainda pode fazer agora com os recursos atuais e faça os ajustes necessários – mas difíceis – aos seus gastos e investimentos. Essas serão decisões difíceis de tomar, mas fazê-las com confiança o diferenciará de outros líderes que vacilam e renunciam à indecisão. O planejamento estratégico geralmente tem tanto a ver com o que não fazer quanto com a tomada de decisões sobre o que fazer.

Considere também se você possui a tecnologia necessária no momento. Se você planejou melhorar sua capacidade digital, convém continuar com esse investimento. Também é um bom momento para pensar em fazer alterações no banco de dados.

Considere também suas necessidades de pessoas. Você tem as pessoas certas? Você planejou contratar? Como esse ambiente deve afetar as pessoas e as decisões de contratação? Pode ser que agora um diretor de marketing digital seja uma prioridade mais alta do que outro cargo.

Lembre-se do seu quadro também. Agora é uma ótima oportunidade para atualizá-los sobre seu plano estratégico e as mudanças que você está fazendo e solicitar o envolvimento deles. Se já houve um tempo para todos arregaçar as mangas e contribuir, é agora. Os membros do conselho podem fazer isso de maneiras muito específicas. Não deixe de envolvê-los.

Comunicar 

Ao fazer ajustes no seu plano, comunique essas mudanças interna e externamente. Certifique-se de que os funcionários sejam informados. Nem todo mundo precisa se envolver no processo de atualização do plano, mas todos devem saber sobre as decisões finais. Obviamente, forneça uma oportunidade para perguntas e feedback – e, se apropriado, faça outros ajustes com base nesse feedback.

Por fim, a atualização de seu planejamento estratégico apresenta uma grande oportunidade de comunicação com seu público, especialmente, com seus funcionários. 

Eles apreciarão saber que estão em uma organização com liderança prudente e planejamento inteligente – especialmente agora. Você já se destacou por ter um plano estratégico. Agora você pode se destacar e impressioná-los atualizando o plano de maneira rápida e inteligente e compartilhando esse processo com eles.